“Het werkt al jaren zo, dus waarom zouden we daar nu een tool voor kopen?” Begrijpelijke vraag. Het antwoord zit in de kosten die je niet ziet, simpelweg omdat ze nooit op een factuur belanden. Hieronder een rekensom die ze zichtbaar maakt.
De situatie: één verkoper, vier dagen op pad
We rekenen met een doorsnee buitendienstverkoper. Vier rij-dagen per week, drie afspraken per dag, gemiddeld 60 km tussen de klanten. De planning gaat grotendeels per mail en telefoon, met een agenda waarin reistijd met de hand wordt ingeblokt.
Kostenpost 1: de planning zelf
Per afspraak ben je zo’n 8 minuten kwijt aan heen-en-weer mailen of bellen om een tijd te vinden, plus 2 minuten om het in de agenda te zetten en reistijd in te blokken. Tel op: 10 minuten per afspraak.
Bij 12 afspraken per week is dat 120 minuten, oftewel 2 uur per week, puur aan logistiek. Over 50 weken kom je uit op 100 uur per jaar.
Kostenpost 2: routes die niet kloppen
Een dag die je met de hand plant, rijdt gemiddeld 20 tot 25% minder efficiënt dan een geoptimaliseerde route. Niet omdat verkopers slecht plannen, maar omdat je in je hoofd onmogelijk de spits, omleidingen en al je andere afspraken tegelijk kunt meewegen.
Bij 60 km tussen afspraken en drie afspraken per dag rij je 180 km per dag. Met 22% extra is dat zo’n 40 km per dag voor niks. Vier dagen keer 50 weken: 8.000 km per jaar verspild. Tegen €0,23 per km (lease, brandstof en onderhoud samen) is dat €1.840 per jaar. En die kilometers kosten ook tijd: ongeveer 50 uur per jaar in de auto die je liever anders had besteed.
Kostenpost 3: gemiste afspraken
Wie efficiënt plant, houdt per week ruimte over voor een extra afspraak. Zonder slimme planning blijft die ruimte gewoon leeg. Reken met een gemiddelde dealwaarde van €1.500 en 30% conversie, dan levert elke extra afspraak per week zo’n €450 op. Over 50 weken: €22.500 aan omzet die je niet boekt.
Kostenpost 4: het in je hoofd houden
Deze is lastiger in cijfers te vangen, maar elke verkoper kent ’m. Het gepieker van “heb ik die tijd al doorgegeven?”, “haal ik dit nog met de spits?”, “moet ik nog reistijd inblokken?”. Dat vreet aandacht die je liever in je gesprekken stopt.
Alles bij elkaar
Voor één verkoper:
- 100 uur per jaar in planning, à €75 per uur = €7.500
- 50 uur per jaar onnodig in de auto, à €75 per uur = €3.750
- Brandstof en lease van overbodige kilometers = €1.840
- Misgelopen omzet door niet-geplande afspraken = €22.500
Totaal: ongeveer €35.000 per jaar. Per verkoper. Je ziet het nergens terug, want er komt geen factuur voor binnen. Maar het loopt wel, elke maand weer.
En wat kost een tool?
Een gespecialiseerde planningstool kost een fractie daarvan. Voor de meeste verkopers zit Hodos tussen de €49 en €79 per maand, dus onder de €1.000 per jaar. Haal je 5% van de verspilling hierboven terug, dan heb je de tool er al uit. De rest is pure winst.
Het echte bezwaar tegen een planningstool is meestal niet de prijs. Het is gewoonte. En gewoontes doorbreek je het makkelijkst op het moment dat je de cijfers zwart-op-wit ziet.