Een team van vijf verkopers dat elk gemiddeld twee uur per dag rijdt, kost het bedrijf bij een belast uurtarief van 50 euro ongeveer 22.000 euro reistijd per maand. Het vervelende is dat een kwart tot een derde daarvan vermijdbaar is: het verdwijnt in onlogische routes en dubbele kilometers. Hieronder rekenen we het stap voor stap voor en laten we zien waar de grootste lekken zitten.
Stap 1: zet de reisuren van het team op een rij
We nemen vijf verkopers die elk vier klantbezoeken per dag rijden. Tussen die bezoeken en van en naar huis zit gemiddeld twee uur netto reistijd per persoon per dag. Dat klinkt onschuldig, maar opgeteld over een team loopt het hard op.
- Per verkoper per dag: 2 uur reistijd.
- Per verkoper per maand: 2 uur maal 20 werkdagen is 40 uur.
- Het hele team: 40 uur maal 5 verkopers is 200 reisuren per maand.
- Per jaar: ruim 2.200 uur, oftewel meer dan een volledige fte die alleen maar rijdt.
Dat laatste getal maakt het concreet: het team verbruikt jaarlijks meer dan een mensjaar aan puur achter het stuur zitten. Hoe je dit voor een enkele verkoper berekent, lees je in wat reistijd je echt kost.
Stap 2: reken de uren om naar euro's
Een reisuur is geen gratis uur. De verkoper wordt doorbetaald, maar levert in dat uur geen omzet op. Reken daarom met het belaste uurtarief: salaris plus werkgeverslasten plus overhead. Voor een accountmanager komt dat al snel uit op 50 euro per uur, vaak meer. Daarbovenop komen de variabele autokosten.
- Loonkosten reistijd: 200 uur maal 50 euro is 10.000 euro per maand.
- Gemiste verkooptijd: waardeer je een verkoopuur op het dubbele, dan loopt de werkelijke kostenpost richting 20.000 euro per maand aan gederfde productiviteit.
- Autokosten: bij gemiddeld 90 kilometer per dag per verkoper en 0,30 euro per kilometer is dat 5 maal 90 maal 20 maal 0,30, oftewel ruim 2.700 euro per maand.
Tel de directe loonkosten en de autokosten op en je zit al boven de 12.000 euro per maand, zonder dat er ook maar een afspraak is gedaan. Reken het na voor je eigen team met de reistijd-calculator.
Reistijd is de enige kostenpost waar je elke maand voor betaalt zonder dat er een klant aan tafel zit. En in tegenstelling tot het salaris is een groot deel ervan wel degelijk vermijdbaar.
Stap 3: vind het lek, niet de gemiddelde rit
Het verschil tussen een dure en een betaalbare buitendienst zit zelden in de afstand naar de klant. Het zit in de volgorde. Afspraken die kriskras over de regio gepland staan, leveren dubbele kilometers en wachttijd op. Vier typische lekken:
- Heen en weer:’s ochtends naar het zuiden, na de lunch terug naar het noorden, aan het eind weer zuid. Pure verspilling.
- Losse uitschieters: een enkel bezoek ver buiten de regio dat de hele dag uit balans trekt.
- Spitsritten: afspraken op tijdstippen waarop de reis dubbel zo lang duurt als buiten de spits.
- Versnipperde gebieden: elke verkoper een beetje overal, in plaats van vaste regio's per persoon.
Het clusteren van afspraken per gebied haalt het grootste deel van deze lekken weg. Hoe je dat in de praktijk aanpakt, staat in afspraken clusteren per regio. En wat het oplevert in tijd, zie je in deze rekensom over zes uur per week.
Begin met de duurste dag, niet de gemiddelde
Hoe Hodos het lek automatisch dichtloopt
Hodos is een Nederlandse routeplanner en boekingspagina voor de buitendienst. De tool clustert de bezoeken van het hele team automatisch per gebied en kiest binnen elke dag de volgorde met de kortste totale rijtijd, inclusief actueel verkeer. Bij elke nieuwe boeking stelt Hodos het tijdvak voor dat het beste in de bestaande route past, dus niet alleen of de verkoper toevallig vrij is. Dat is precies waar een algemene agenda-tool tekortschiet, zoals we uitleggen in waarom een algemene agenda-tool tekortschiet.
Klanten boeken zelf via een persoonlijke link en krijgen een vaste aankomsttijd, terwijl de Google Agenda gewoon meeloopt. Wil je zien wat het voor jouw vijf verkopers oplevert, begin dan gratis met Hodos of bekijk eerst een demo om de planning in actie te zien.