Voor een accountmanager die de hele dag bij klanten op locatie zit, lost een CRM en een routeplanner elk een ander probleem op. Een CRM beantwoordt de vraag “wie zijn mijn klanten en wat hebben we besproken?”, een routeplanner beantwoordt “in welke volgorde en op welke dag bezoek ik ze met de minste reistijd?”. Wie alleen op het CRM leunt, plant vaak prima afspraken maar rijdt onnodig kilometers.
Wat een CRM wel en niet doet
Een CRM is gemaakt om relaties en data vast te leggen. Dat doet het uitstekend: contactpersonen, dealfase, gespreksverslagen, vervolgacties. Voor het opbouwen van een accountdossier is er geen beter gereedschap. Het knelpunt zit in de planning. De agenda-functie van de meeste CRM-pakketten kijkt naar vrije tijdsblokken, niet naar de afstand tussen adressen. Het systeem weet niet dat je afspraak van 10:00 in Groningen en die van 11:30 in Eindhoven samen een onmogelijke dag opleveren.
Daardoor zie je in de praktijk dezelfde patronen terug die we eerder beschreven in vijf fouten in afspraken plannen: bezoeken op willekeurige plekken in de regio, terugrijden door gebieden waar je net was, en een agenda die vol staat maar waar de helft van de tijd in de auto verdwijnt.
Wat een routeplanner toevoegt
Een routeplanner neemt reistijd als uitgangspunt in plaats van vrije slots. Hij kijkt naar de adressen van je afspraken en bepaalt de volgorde waarin je ze het snelst afwerkt. Concreet levert dat dit op:
- Bezoeken die per regio worden geclusterd in plaats van kriskras door het land.
- Een rijvolgorde per dag die de totale reistijd zo kort mogelijk houdt.
- Inzicht in wat een extra afspraak op de verkeerde plek je werkelijk aan tijd kost.
- Minder dode kilometers, dus meer ruimte voor een extra klantbezoek per dag.
Hoeveel dat scheelt, hebben we uitgerekend in hoe verkopers met slimme routeplanning zes uur per week winnen. De winst zit niet in een mooiere agenda, maar in de tijd die je niet meer in de auto doorbrengt.
Test het met een gewone week
Wanneer een CRM volstaat, en wanneer niet
Niet elke accountmanager heeft een aparte routeplanner nodig. Werk je vooral vanachter je bureau, bel je veel en rijd je hooguit een paar keer per week naar een vaste klant, dan doet je CRM het prima. De afweging kantelt zodra de weg je werkplek wordt.
Een paar duidelijke signalen dat je CRM tekortschiet:
- Je rijdt meer dan de helft van je dagen langs meerdere klanten op locatie.
- Je plant je route nu handmatig in je hoofd of in Google Maps, los van je agenda.
- Je hebt het gevoel dat je te veel tijd in de auto zit en te weinig bij de klant.
Herken je dit, lees dan waarom een algemene agenda-tool tekortschiet en afspraken clusteren per regio. Daar staat precies waarom een gewone agenda en een CRM nooit op reistijd plannen.
Een CRM vertelt je wie je moet bezoeken. Een routeplanner vertelt je in welke volgorde, zodat je er ook echt komt zonder je dag in de auto te verliezen.
De praktische oplossing: allebei, naast elkaar
Je hoeft niet te kiezen. Houd je klantdata in het CRM en leg er een route-laag overheen die de bezoeken clustert en de dag in de juiste volgorde zet. Hodos is daarvoor gebouwd: het vervangt je CRM niet, maar plant de slimste rijroute om je afspraken heen. Wil je zien wat dat in tijd oplevert, gebruik dan de reistijdcalculator of plan vrijblijvend een demo bekijken om het op je eigen route te testen.