Slimmer plannen voor de technische dienst: minder reistijd tussen storingen

Slimme planning voor de technische dienst draait niet om de snelste route naar een losse storing, maar om het slim koppelen van wat er die dag toch al gebeurt. De winst zit in het combineren van geplande onderhoudsbeurten met spoedstoringen die in hetzelfde gebied vallen, zodat een monteur niet kriskras door de regio rijdt. Laat een routeplanner de volgorde bepalen op kortste rijtijd en hou bewust ruimte vrij voor de storing die je nog niet ziet aankomen.

Belangrijkste punten

• Koppel spoedstoringen aan onderhoud dat al in dezelfde buurt gepland staat.
• Laat de volgorde bepalen door rijtijd en verkeer, niet door binnenkomst.
• Hou per monteur ruimte vrij voor storingen die tussendoor binnenkomen.
• Plan op de monteur die het dichtst bij de nieuwe storing zit.
• Een gewone agenda weet niet wat afstand, verkeer of klusduur is.

Storingen en onderhoud horen in dezelfde route

Bij de meeste technische diensten lopen twee stromen door elkaar: het vaste onderhoud dat dagen of weken vooruit gepland staat, en de storingen die op de dag zelf binnenkomen. Behandel je die twee apart, dan stuur je een monteur de ene keer voor een onderhoudsbeurt naar een wijk en een uur later een collega voor een storing twee straten verderop. Dat is dubbele rijtijd voor een gebied dat je in een rit had kunnen doen.

De oplossing is om bij elke nieuwe storing te kijken wie er die dag al in de buurt zit. Zit er een onderhoudsbezoek in hetzelfde gebied, dan voeg je de storing daaraan toe in plaats van een aparte rit te maken. Het is dezelfde logica als afspraken clusteren per regio, maar dan toegepast op een agenda die de hele dag in beweging blijft.

Een storing kost je niet alleen de klustijd, maar vooral de kilometers ernaartoe. Die kilometers verdwijnen zodra de storing meelift op een bezoek dat er toch al stond.

Ruimte vrijhouden voor het onverwachte

Een dag van een technische dienst zit nooit helemaal vol met geplande klussen, want dan kan er geen spoedstoring meer bij. De kunst is om per monteur een marge open te laten, niet als vast leeg blok maar als ruimte die de planner kan invullen zodra er iets binnenkomt. Komt de storing, dan stelt het systeem voor welke monteur het dichtst in de buurt zit en hoe de overige bezoeken meeschuiven.

Zo gooi je niet de hele agenda om voor een enkele melding. Je schuift een of twee bestaande bezoeken en de klant krijgt een aankomsttijd die de planner berekent op basis van de vorige klus plus de rijtijd inclusief verkeer. Dat scheelt het bekende getelefoneer waarin je zelf zit te puzzelen welke monteur je het beste kunt omleiden.

Waarom een gewone agenda hier tekortschiet

Plan je je monteurs met Outlook of Google Agenda, dan checkt de tool bij een nieuwe storing maar een ding: is de monteur op dat moment vrij. Niet of het adres in een logische route past, niet of de klustijd realistisch is en niet of de aankomsttijd haalbaar is met het verkeer van dat moment. Waarom dat structureel misgaat, lees je in waarom een algemene agenda-tool tekortschiet voor verkoop op locatie; voor de technische dienst geldt het nog sterker, omdat de onvoorspelbare klusduur er bovenop komt.

Wat die onnodige kilometers kosten, valt prima door te rekenen. Voor een ploeg monteurs loopt het al snel op tot uren per week per persoon, en dat zijn uren die je niet factureert. Hoe je dat cijfer concreet maakt, staat in wat reistijd je echt kost.

Zo pakt Hodos het op voor je technische dienst

Hodos is een Nederlandse routeplanner en boekingspagina voor mensen die elke dag langs adressen op locatie gaan, van verkopers tot monteurs. De tool clustert onderhoud en storingen automatisch per gebied, kiest binnen elke dag de volgorde met de kortste totale rijtijd en houdt rekening met de duur die je per klustype instelt. Komt er een spoedstoring binnen, dan stelt Hodos voor welke monteur het dichtst in de buurt zit en past de route zich aan, zodat de volgende aankomsttijden meeschuiven.

Je agenda loopt gewoon door via je Google Calendar, zodat planning en route allebei kloppen. Wil je zien wat dit oplevert, reken dan eerst met de reistijd-calculator uit wat je nu aan rijtijd kwijt bent, ga meteen gratis aan de slag, of plan een demo bekijken om het in je eigen situatie te zien.