De belastingvrije kilometervergoeding in 2026 is 23 cent per zakelijke kilometer. Dat tarief geldt voor auto, motor en fiets, en alles wat je er bovenop betaalt is belast loon. Je rekent het eerlijk door door per medewerker de werkelijk gereden zakelijke kilometers te vermenigvuldigen met 23 cent, op basis van een sluitende rittenregistratie.
Wat het belastingvrije tarief precies inhoudt
Het bedrag van 23 cent is een maximum dat de Belastingdienst onbelast toestaat. Je mag een lager bedrag vergoeden, maar betaal je meer, dan wordt het meerdere gezien als loon en betaal je er loonheffing over. Voor een buitendienst die veel rijdt, loopt dat verschil snel op, dus de meeste werkgevers houden het tarief precies op 23 cent.
Belangrijk is dat het tarief alle autokosten geacht wordt te dekken: brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving. Of een medewerker nu in een zuinige stadsauto of in een dieselbus rijdt, het belastingvrije plafond blijft hetzelfde. Wie wil weten of dat tarief de echte rekening dekt, vindt in wat reistijd je echt kost een complete rekensom inclusief verloren verkooptijd.
Zo reken je de vergoeding per medewerker uit
De rekensom zelf is simpel: aantal zakelijke kilometers maal 23 cent. De kunst zit in een betrouwbaar kilometeraantal. Een paar voorbeelden voor een typische rijdag in de buitendienst:
- 150 km op een dag: 150 × 0,23 = 34,50 euro belastingvrij.
- 250 km op een dag: 250 × 0,23 = 57,50 euro belastingvrij.
- Een volle werkweek van vier rijdagen à 250 km: 1.000 km, oftewel 230 euro per week.
- Over een werkjaar van vijftig weken loopt dat op tot ruim 11.000 euro per medewerker, alleen al aan vergoeding.
Die bedragen laten zien waarom het loont om het aantal kilometers omlaag te brengen in plaats van het tarief op te rekken. Elke kilometer die je niet rijdt, scheelt direct 23 cent vergoeding plus de verborgen kosten van reistijd.
Een eerlijke kilometervergoeding begint niet bij het tarief, maar bij een kloppende administratie en zo min mogelijk overbodige kilometers.
Houd je administratie kloppend zonder gedoe
De grootste valkuil is niet het tarief, maar de onderbouwing. Bij een controle wil de Belastingdienst per medewerker kunnen zien welke kilometers zakelijk waren. Een rittenregistratie met datum, vertrek, bestemming en afstand voorkomt naheffingen. Wie afspraken in losse mails en post-its bijhoudt, kan dat achteraf bijna niet meer reconstrueren.
Daarom helpt het als je planning en je kilometers uit dezelfde bron komen. Als je afspraken centraal staan en de route automatisch wordt berekend, rolt de zakelijke afstand er als bijproduct uit. Dat is precies het verschil dat we beschrijven in Google Agenda koppelen aan je routeplanning, waar je agenda en route één geheel worden in plaats van twee losse systemen.
Tel de vergoeding mee in je ROI
Minder kilometers, lagere kosten, dezelfde omzet
De vergoeding is eerlijk doorgerekend als medewerkers krijgen wat ze zakelijk rijden, en als die ritten zo kort mogelijk zijn. Door afspraken te bundelen rijd je minder kruiselings door je regio. We laten in afspraken clusteren per regio zien hoe je dat in de praktijk aanpakt, zodat de kilometerteller en je vergoedingsbudget allebei omlaag gaan.
Wil je zien hoe Hodos de planning, de route en de zakelijke kilometers in één overzicht brengt? Bekijk wat het kost op de prijzenpagina of plan een demo in om het met je eigen routes door te rekenen.