De optimale volgorde van klantbezoeken bepaal je door je adressen eerst per gebied te groeperen en ze daarna binnen elke dag in een logische lus te zetten, zodat je niet heen en weer rijdt. De beste volgorde is die met de kortste totale rijtijd inclusief verkeer, niet de route met de minste kilometers. Hieronder lopen we het in vijf stappen door, inclusief waarom je dit op den duur beter aan software overlaat.
Waarom de volgorde van klantbezoeken zoveel uitmaakt
Voor een verkoper op de weg is reistijd de grootste verborgen kostenpost: elke minuut tussen twee klanten is tijd waarin je niets verkoopt. Twee verkopers kunnen exact dezelfde vijf afspraken hebben, maar als de één een nette lus rijdt en de ander ‘s ochtends naar het zuiden en ‘s middags weer naar het noorden gaat, scheelt dat zomaar een uur per dag. Hoeveel dat per jaar kost, lees je in wat reistijd je echt kost.
Dezelfde afspraken, een andere volgorde: dat is vaak het verschil tussen vier bezoeken per dag en zes.
Het stappenplan in 5 stappen
- 1. Verzamel alle vaste punten. Zet alle adressen op een rij, samen met openingstijden, harde afspraaktijden en je eigen begin- en eindlocatie. Een afspraak die om 10:00 vaststaat, is een anker waar de rest omheen moet passen.
- 2. Groepeer per gebied. Bundel klanten die dicht bij elkaar liggen, zodat je per dag in één regio blijft. Dit is de basis van afspraken clusteren per regio en haalt de grootste omwegen er meteen uit.
- 3. Zet de bezoeken in een lus. Begin bij het verste punt en werk richting huis terug, of rijd een ronde, zodat je nooit een traject dubbel doet. Vermijd de zigzagdag waarbij je dezelfde snelweg drie keer op en af gaat.
- 4. Reken op tijd, niet op afstand. Toets je volgorde aan de rijtijd inclusief actueel verkeer. De kortste route in kilometers is door de spits vaak niet de snelste.
- 5. Controleer de ankers. Past elke vaste afspraaktijd nog in de gekozen volgorde? Zo niet, schuif een bezoek of plan het op een andere dag.
Begin bij het verste punt
Het traveling-salesman-probleem, praktisch opgelost
Wat je hierboven doet, is een versimpelde aanpak van een bekend wiskundig vraagstuk: het traveling-salesman-probleem. De vraag is welke route alle klanten precies één keer aandoet en de totale rijtijd zo klein mogelijk houdt. Het venijn zit in de aantallen. Bij vijf adressen zijn er al twaalf mogelijke routes, bij tien adressen lopen het er meer dan honderdduizend op. Met de hand de écht kortste eruit halen is dan niet meer te doen.
Daarom kom je met vuistregels een heel eind, maar niet helemaal. Een handmatige lus is bijna altijd beter dan willekeurig plannen, maar laat vaak nog tien tot twintig procent rijtijd liggen tegenover de echt optimale volgorde. En elke nieuwe boeking, annulering of file gooit je puzzel weer om. Dat is precies een van de vijf fouten in afspraken plannen: je houdt te veel in je hoofd en de planning kost meer tijd dan ze oplevert.
Zo neemt software de volgorde uit handen
Een routegerichte planner als Hodos lost het traveling-salesman-probleem voor je op. De tool berekent in een fractie van een seconde een nagenoeg optimale volgorde voor de dag, op basis van rijtijd inclusief verkeer. Bij elke nieuwe boeking kijkt Hodos naar wat er al in je agenda staat en stelt het tijdvak voor dat het beste in je route past, in plaats van alleen te checken of je toevallig vrij bent. Waarom een gewone agenda-tool dat niet kan, leggen we uit in waarom een algemene agenda-tool tekortschiet voor verkoop op locatie.
Het resultaat is dat je ‘s ochtends niet meer hoeft te puzzelen en alsnog de snelste volgorde rijdt. Wil je het in actie zien, dan kun je een demo bekijken. Reken eerst gerust uit wat je nu aan reistijd kwijt bent met de reistijd-calculator: dat cijfer maakt vaak in één klap duidelijk wat een slimmere volgorde oplevert. Klaar om te beginnen? Ga gratis aan de slag en laat de volgorde voortaan automatisch kloppen.