Reistijd verminderen als verkoper begint niet bij harder rijden of vroeger vertrekken, maar bij slimmer plannen. De grootste winst zit in de volgorde van je afspraken, het clusteren van bezoeken per gebied en het kiezen van het juiste dagdeel. Die keuzes samen halen voor de meeste buitendienstverkopers een half uur tot anderhalf uur rijtijd per dag weg.
1. Plan op afstand, niet op tijd
De duurste gewoonte in de buitendienst is afspraken inplannen op het moment dat een klant toevallig kan, zonder naar de kaart te kijken. Zo ontstaat de zigzagdag: ’s ochtends in Den Haag, om elf uur in Amersfoort, ’s middags weer terug richting Delft. Dezelfde drie afspraken in een nette lus kosten je de helft van de kilometers. Kijk dus eerst waar een klant zit en pas daarna naar wanneer het uitkomt. Hoe groot dat verschil financieel is, lees je in wat reistijd je echt kost.
2. Cluster je afspraken per regio
Verdeel je werkgebied in drie of vier vaste regio’s en koppel aan elk gebied een vaste bezoekdag. Amsterdam op maandag, Utrecht op woensdag, de zuidkant op vrijdag. Komt er een nieuwe klant bij, dan weet je meteen op welke dag die past. Het grote voordeel: je rijdt per dag binnen één gebied in plaats van kriskras door je hele provincie. De complete aanpak met regio-dagen en postcodegrenzen staat in afspraken clusteren per regio.
- Deel je klantenlijst op de eerste twee cijfers van de postcode.
- Geef elk cluster een vaste dag in de week.
- Communiceer die dagen naar je klanten: “in Rotterdam ben ik elke donderdag”.
- Plan nooit twee afspraken op één dag die meer dan 45 minuten uit elkaar liggen.
3. Rijd de slimste volgorde binnen de dag
Clusteren brengt je klanten in hetzelfde gebied, maar binnen die dag maakt de volgorde nog steeds enorm uit. Vier adressen in dezelfde stad kun je op meerdere manieren afrijden, en de slechtste route is zo dertig minuten langer dan de beste. Het probleem: die slimste volgorde elke ochtend zelf uitpuzzelen kost tijd en je rekent de spits er nooit goed in mee. Een routegerichte planner doet dat automatisch en houdt rekening met live verkeer.
Verkoop op locatie zit niet op een tijdlijn, die zit op een kaart. Plan je op tijd, dan vergeet je de kaart. Plan je op gebied en op volgorde, dan klopt allebei.
4. Gebruik je dagdeel-indeling tegen de spits
Reistijd is niet op elk moment van de dag gelijk. Een rit die om tien uur twintig minuten duurt, kost in de ochtendspits zomaar het dubbele. Zet daarom je verste afspraak buiten de spitsuren en houd het dichtbijgelegen werk voor de drukke randen van de dag. Een vaste dagdeel-indeling, bijvoorbeeld ’s ochtends de uithoek en ’s middags het centrum, voorkomt dat je tweemaal per dag stilstaat in dezelfde file.
Snelle winst
5. Laat klanten boeken in jouw route
Zolang jij elke boeking handmatig inplant, ben je het systeem. Geef je klanten een boekingslink die alleen tijden aanbiedt die in je bestaande route passen, dan vult je agenda zich vanzelf efficiënt. Dat is precies waar een gewone agenda-tool tekortschiet: die checkt alleen of je vrij bent, niet of een afspraak qua afstand klopt. Waarom dat in de buitendienst structureel misgaat, lees je in het Calendly-alternatief voor de buitendienst.
Hodos is een Nederlandse routeplanner en boekingspagina voor verkopers op locatie. De tool clustert je afspraken per gebied, kiest de slimste volgorde inclusief verkeer en laat klanten zelf boeken in een tijdvak dat in je route past. Wil je het in actie zien, dan kun je een demo bekijken of meteen gratis aan de slag. Reken eerst gerust uit wat je nu aan reistijd kwijt bent met de reistijd-calculator: dat cijfer maakt vaak in één klap duidelijk hoeveel deze vijf tactieken je opleveren.