Een installateur bespaart met slimme routeplanning gemiddeld 30 tot 45 minuten reistijd per dag door bezoeken in dezelfde regio op dezelfde dag te clusteren. Over een maand met twintig werkdagen loopt dat op tot 10 tot 15 uur, ruim anderhalve werkdag die je terugkrijgt voor declarabel werk in plaats van stilstaan in de auto. Hieronder rekenen we het precies voor.
De uitgangssituatie: een typische monteursdag
Neem een monteur bij een installatiebedrijf die per dag vijf bezoeken rijdt: onderhoud, storingen en een nieuwe installatie. De afspraken zijn op volgorde van binnenkomst gepland, of op het tijdstip dat de klant het beste uitkwam. Niemand heeft naar de kaart gekeken. Het gevolg is een zigzagdag: ’s ochtends in Amersfoort, om elf uur in Hilversum, na de lunch weer terug richting Amersfoort en aan het eind van de dag nog een uitloper naar Almere.
In dit soort dagen zit gemiddeld 2,5 uur reistijd, verspreid over vier ritten tussen bezoeken. Een flink deel daarvan is onnodig: het zijn de kilometers die ontstaan doordat de volgorde nergens op slaat. Wat dat echt kost, rekenden we eerder uit in wat reistijd je echt kost.
Het rekenvoorbeeld: dezelfde vijf bezoeken, slim gepland
Nu plannen we precies dezelfde vijf bezoeken, maar dan geclusterd op regio en in de volgorde met de kortste totale rijtijd. We laten het effect zien per dag, per week en per maand.
- Per dag: reistijd zakt van 2,5 uur naar ongeveer 1,75 uur. Winst: circa 45 minuten en een rit minder.
- Per week: 45 minuten over vijf dagen is bijna 4 uur minder rijden, plus 5 ritten die wegvallen.
- Per maand: bij 20 werkdagen is dat 15 uur reistijd en ruim 20 ritten minder, oftewel bijna twee volle werkdagen terug.
- Per jaar: grofweg 170 uur, omgerekend meer dan vier werkweken die anders in de auto verdwenen.
Die teruggewonnen tijd is geen abstract getal. Een half uur tot drie kwartier per dag is precies genoeg voor een extra storingsmelding of een kleine klus die er nu niet meer bij paste. Het clusteren zelf leggen we stap voor stap uit in afspraken clusteren per regio.
Dezelfde monteur, dezelfde vijf bezoeken, dezelfde regio. Het enige verschil is de volgorde, en juist die volgorde levert een installatiebedrijf bijna twee werkdagen per maand op.
Waarom handmatig clusteren in de praktijk vastloopt
Op papier is de winst helder. In de praktijk lukt het handmatig zelden volledig. Een spoedstoring schuift de hele dag om, een klant kan alleen op dinsdag terwijl je dinsdag in een ander gebied zit, en de ochtendspits gooit een nette route alsnog in de war. Elke ochtend mag de planner opnieuw puzzelen welke volgorde nu het slimst is. Daar komt bij dat een gewone agenda-tool hier niet bij helpt: Calendly en Google Agenda checken alleen of de monteur vrij is, niet of een afspraak in een efficiente route past. Waarom dat structureel misgaat, lees je in waarom een algemene agenda-tool tekortschiet.
Snelle winst voor de planner
Hoe Hodos het rekensommetje automatisch maakt
Hodos is een Nederlandse routeplanner en boekingspagina voor buitendienst die elke dag langs klanten op locatie gaat, van monteurs tot accountmanagers. De tool clustert bezoeken automatisch per gebied en kiest binnen elke dag de volgorde met de kortste totale rijtijd, inclusief actueel verkeer. Bij elke nieuwe boeking kijkt Hodos naar wat er al in de agenda staat en stelt het tijdvak voor dat het beste in de route past, dus niet alleen of de monteur toevallig vrij is.
Klanten boeken zelf via een persoonlijke link en krijgen een vaste aankomsttijd. De Google Agenda loopt gewoon mee, zodat planning en route allebei kloppen. Wil je zien wat het voor jouw team oplevert, reken het dan na met de reistijd-calculator of begin meteen gratis met Hodos. Je kunt ook eerst een demo bekijken om de planning in actie te zien. Hetzelfde principe geldt overigens voor verkopers: in deze rekensom over zes uur per week zie je wat slimme routeplanning daar oplevert.