Een vlekkeloze bezoekdag begint de avond ervoor. Wie als makelaar de route, sleutels en dossiers vooraf op orde heeft, voorkomt no-shows, dubbele ritten en dat pijnlijke moment voor een deur die niet opengaat. Hieronder vind je een concrete checklist die je in vijf minuten afloopt en die de hele dag soepeler maakt.
De avond ervoor: alles fysiek op orde
Het grootste deel van de tijdwinst zit in voorbereiding. Niets is zo kostbaar als terugrijden naar kantoor omdat je een sleutel vergat. Loop daarom de avond voor je bezoekdag deze punten af:
- Sleutels en toegangscodes. Leg per adres de juiste sleutel klaar en label ze. Noteer codes van sleutelkluisjes en intercoms in je dossier, niet los op een briefje.
- Dossier per pand. Energielabel, plattegrond, vraagprijs, bijzonderheden en de wensen van de koper. Wie de feiten paraat heeft, oogt vakkundig.
- Contactgegevens.Telefoonnummers van bewoners, kopers en eventuele collega’s die meekijken, voor het geval een afspraak verschuift.
- Parkeer/ en toegangsinfo. Waar kun je staan, is er een vergunning nodig, via welke ingang kom je binnen?
De route: plannen op reistijd, niet op starttijd
De klassieke fout is afspraken op volgorde van starttijd in je agenda zetten en hopen dat de route klopt. Vaak rijd je dan kriskras door je werkgebied. Plan in plaats daarvan op reistijd: zet de bezichtigingen in de meest logische geografische volgorde en bevestig de tijden pas daarna. Door afspraken te clusteren per regio houd je hele dagdelen vrij van onnodig heen en weer rijden.
Reken bovendien eerlijk uit wat een rit je werkelijk kost. Een uur achter het stuur is een uur dat je niet aan bezichtigingen of acquisitie besteedt. In wat reistijd je echt kost lees je hoe je die verborgen post zichtbaar maakt en met slimme routeplanning zes uur per week terugwint.
Plan vanuit je agenda, niet ernaast
Onderweg: buffers en realtime bijsturen
Zelfs een perfect geplande dag loopt anders dan gedacht. Een bezichtiging die uitloopt, een file of een koper die te laat is. Bouw daarom standaard tien tot vijftien minuten buffer per stop in en kies een planner die de route realtime herberekent als er iets verschuift. Zo schuift een vertraging vroeg op de dag niet je hele agenda om.
Een goed voorbereide bezoekdag is geen kwestie van harder werken, maar van eerder beslissen.
Veel makelaars proberen dit met een algemene agenda/tool op te lossen, maar die mist het locatiebesef dat de buitendienst nodig heeft. Waarom dat in de praktijk vastloopt lees je in waarom een algemene agenda-tool tekortschiet.
De checklist in het kort
- Route geclusterd en op reistijd geordend, met buffers ingepland.
- Sleutels gelabeld en toegangscodes in het dossier genoteerd.
- Per pand een actueel dossier met de feiten paraat.
- Contactgegevens van bewoners en kopers binnen handbereik.
- Parkeer/ en toegangsinfo per adres gecontroleerd.
- Planner die onderweg realtime kan bijsturen.
Wil je deze voorbereiding niet meer handmatig doen? Bekijk hoe Hodos je agenda en route combineert op de startpagina, of plan vrijblijvend een demo in om het zelf te zien.