Een papieren agenda kost niets en een app kost geld, dus de agenda lijkt de zuinige keuze. Toch is het omgekeerd: papier rekent geen reistijd mee, plant geen kortste route en laat gaten in je week vallen. Als je die verliezen in cijfers zet, blijkt het notitieblok de duurste tool in je auto. Hieronder de rekensom.
Het uitgangspunt: één verkoper, vier dagen op pad
We rekenen met een doorsnee buitendienstverkoper. Vier rij-dagen per week, drie afspraken per dag, gemiddeld 60 km tussen de klanten. De planning gaat met pen en papier: afspraken in de agenda schrijven, reistijd inschatten in je hoofd en de volgorde van de dag bepalen op gevoel. Voelt vertrouwd, en daar zit precies het probleem.
Wat het papier je elke week kost
Drie kostenposten lopen onzichtbaar mee, want er komt nooit een factuur voor binnen. Ze staan nergens in je boekhouding, maar ze tikken wel elke week door.
- Planwerk.Per afspraak ben je zo’n 10 minuten kwijt aan bellen, mailen en overschrijven. Bij 12 afspraken is dat 2 uur per week, oftewel 100 uur per jaar.
- Onnodige kilometers.Een dag die je op gevoel plant, rijdt 20 tot 25 procent minder efficiënt dan een geoptimaliseerde route. Op 180 km per dag is dat zo’n 40 km voor niks, oftewel 8.000 km per jaar.
- Lege gaten. Zonder slimme planning blijft er per week ruimte over die je niet vult. Dat is minstens één extra afspraak per week die je laat liggen.
De rekensom in euro’s
Voor één verkoper, op jaarbasis:
- 100 uur planwerk, à €75 per uur = €7.500
- 50 uur onnodig in de auto door die 8.000 km, à €75 per uur = €3.750
- Brandstof en lease van de overbodige kilometers, à €0,23 per km = €1.840
- Eén gemiste afspraak per week, bij €1.500 dealwaarde en 30 procent conversie = €22.500
Totaal: ongeveer €35.000 per jaar, per verkoper. De prijs van het notitieblok zelf was nul euro, maar wat eromheen gebeurt loopt elke maand gewoon door. Wil je dit voor je eigen situatie narekenen, gebruik dan onze rekenhulp.
Test het met één week
Wat een app daar tegenover zet
Een app rekent reistijd automatisch mee, zet je afspraken in de kortste rijvolgorde en clustert klanten per regio zodat je niet kriskras door de provincie rijdt. Klanten boeken zelf een tijdvak dat geografisch past, dus het heen-en-weer bellen verdwijnt. Verkopers die zo werken winnen tot zes uur per week terug, tijd die eerst opging aan logistiek.
Een papieren agenda registreert je dag. Een app plant hem. Dat verschil betaalt zichzelf binnen een week terug.
Het is geen toeval dat de grootste post in de rekensom de gemiste afspraken zijn. Daar verlies je geen tijd maar omzet, en dat is precies wat papier niet kan voorkomen. Wie de verborgen kosten van handmatig plannen eenmaal zwart-op-wit ziet, kijkt anders naar dat vertrouwde notitieblok.
En de prijs van de app?
Een gespecialiseerde planningstool kost een fractie van die €35.000. Voor de meeste verkopers zit Hodos onder de €1.000 per jaar. Haal je daarmee 5 procent van de verspilling hierboven terug, dan heb je de tool er al uit en is de rest pure winst. Bekijk de tarieven, of een demo bekijken om te zien hoe een geplande dag eruitziet.
Het echte bezwaar tegen een app is zelden de prijs. Het is gewoonte. En gewoontes doorbreek je het makkelijkst op het moment dat de cijfers ze ontkrachten.